rudolf_kleurenbalk.png

Het papieren dossier

Ik ben net verhuisd en heb een nieuwe huisarts. Gelukkig gebruikt zowel de oude als de nieuwe huisarts een elektronisch patiënten dossier. Geen probleem dus. Eén telefoontje en geregeld.

“U moet het dossier persoonlijk komen ophalen.”
“Ophalen? Hoe doen jullie dat dan, krijg ik een cd mee?”
“Nee we geven de uitgeprinte versie mee, daarom kunt u pas overmorgen komen, anders hebben we nog geen print gemaakt!”

Leve de moderne tijden. Wat zijn  die huisartsen toch ouderwets! Gelukkig zijn de meeste organisaties een stuk verder. Ik hoor het u denken.

Denkt u dat echt?

Wat denkt u dan van controllers, die alle financiële verslagen uitprinten en bewaren? Of de salesrapportage die de verkopers als bewijs bewaren, omdat deze soms verandert? Of alle rapportages die als pdf worden opgeslagen voor het geval iemand er nog eens om vraagt. Of de management rapportage die door de afdeling control wordt uitgeprint voor de directeuren van de verschillende vestigingen en per interne post wordt opgestuurd. Of de procesverbetering voor het laatste geval: dezelfde rapportages worden niet meer uitgeprint, maar als pdf opgeslagen en verstuurd.

Bovenstaande voorbeelden komen uit de praktijk en zijn allemaal een symptoom van een rapportageomgeving die niet volledig voldoet of gebruikers die de mogelijkheden niet helemaal begrijpen. Het kan ook zijn dat de gebruikers de rapportages niet vertrouwen. Daardoor houden gebruikers vast aan hun oude werkwijze.

De oplossing ligt meestal dan ook niet in de techniek. Als de gebruikers de rapportages niet vertrouwen, zijn er ambassadeurs nodig in de vorm van supergebruikers, datastewards, functioneel beheerders. Deze moeten alle vermeende issues serieus nemen en uitzoeken. Een groot deel blijkt dan vaak niet terecht of terug te voeren op het niet kennen van de rapportagemogelijkheden en een ander deel terug te voeren op bronissues. En soms is niet vooraf duidelijk geweest hoe historie moet worden bijgehouden in het data warehouse, waardoor de wens om achteraf een rapportage exact te kunnen reproduceren niet kan worden vervuld. Voor het uitzoeken van verschillen is het overigens handig als alle wijzigingen in de data exact te achterhalen zijn, dus ook van de data die “nooit zou mogen wijzigen” of “waarvan de wijziging niet van belang is”.

Het is essentieel dat deze ambassadeurs deel uit maken van de business, zodat de businessvraag echt wordt begrepen. Vaak zoekt iemand aan de IT-kant de problemen uit, maar daarmee ontstaat vaak een extra bron van spraakverwarring.

Reageren? | 15-06-2009 | RSS

scheidingslijntje